Facture électronique et expert-comptable : qui fait quoi à partir de 2026
L'entreprise choisit sa plateforme agréée et reste responsable ; le cabinet conseille, agit par mandat écrit, exploite les factures reçues et produit le FEC. Tableau tâche/qui/quand.
La rédaction OdocPilot · 2026-10-02
Facture électronique et expert-comptable : qui fait quoi à partir de 2026
À partir de 2026, la répartition est nette : l'entreprise choisit sa plateforme agréée, reste l'émettrice de ses factures et la redevable de son e-reporting ; le cabinet conseille ce choix, peut agir par mandat écrit, exploite les factures reçues sous forme structurée et produit le FEC (FAQ DGFiP, question 2.1 ; Ordre des experts-comptables). Détail tâche par tâche, textes à l'appui, puis une méthode pour préparer les dossiers clients avant le 1er septembre 2027.
Le calendrier qui s'impose au cabinet comme à ses clients
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée ; les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre et transmettre leur e-reporting. Au 1er septembre 2027, l'émission et l'e-reporting s'étendent aux PME, TPE et micro-entreprises (economie.gouv.fr). Un cabinet est lui-même une entreprise assujettie : il doit avoir désigné sa plateforme de réception, comme chacun de ses clients, y compris en franchise en base ou avec des opérations exonérées (FAQ DGFiP, question 1.2). Détail dans notre guide des obligations 2026-2027.
Choisir la plateforme agréée : l'entreprise décide, le cabinet accompagne
« Le choix de la plateforme est totalement libre et relève d'une décision de gestion du chef d'entreprise » ; l'entreprise « doit signer un accord formel » avec la plateforme désignée pour recevoir ses factures dans l'annuaire géré par l'administration (FAQ DGFiP, question 2.1). L'Ordre des experts-comptables place le cabinet dans l'accompagnement, « à chaque étape : diagnostic, choix des solutions, paramétrage et sécurisation des flux » (SIC, Ordre des experts-comptables).
Le choix n'est pas définitif : « un changement de plateforme agréée est possible, à tout moment » (FAQ DGFiP, question 2.1), et le décret n° 2026-677 du 27 juillet 2026 organise cette portabilité : la plateforme d'arrivée dispose de quinze jours ouvrables pour actualiser l'annuaire central (Légifrance).
Le mandat : ce que disent les textes
- Mandat de désignation de la plateforme. L'accord formel de désignation se signe « soit directement auprès de cette plateforme, soit indirectement, au moyen d'un mandat explicite, si vous faites le choix de déléguer ce choix à un intermédiaire (expert-comptable, éditeur de logiciels...) » (livret DGFiP). La désignation peut passer « par l'intermédiaire de sa solution habituelle : logiciel de gestion, logiciel de comptabilité, expert-comptable, banque ou autre prestataire » (guide pratique DGFiP, question 1).
- Mandat de facturation. « Les factures peuvent être matériellement émises par le client ou par un tiers lorsque l'assujetti leur donne mandat à cet effet. Sous réserve de son acceptation par l'assujetti, chaque facture est alors émise en son nom et pour son compte » (article 289 du CGI). Ce mandat doit être « écrit et préalable », et l'assujetti « en informe l'administration par écrit » lorsque le mandataire établit régulièrement ses factures, par un état déposé avec la déclaration de résultats (article 242 nonies de l'annexe II au CGI).
Dans les deux cas, la responsabilité reste celle de l'entreprise : la facture est émise en son nom, et l'e-reporting incombe à celui qui réalise l'opération (FAQ DGFiP, question 9.1).
Réception des factures fournisseurs : la fin des pièces à réclamer ?
« Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) agréée(s) que vous aurez choisie(s) » (FAQ DGFiP, question 3.3). Elles contiennent des données structurées (SIREN, montants HT, taux, TVA) « uniquement exploitables de façon informatique » (livret DGFiP), dans « un lieu de stockage unique » (economie.gouv.fr). Moins de saisie et moins de pièces manquantes, donc, à trois conditions :
- Le fournisseur doit être soumis à l'émission. Jusqu'au 1er septembre 2027, une TPE fournisseur « peut continuer à émettre ses factures selon ses modalités habituelles » (guide pratique DGFiP, question 20).
- Les fournisseurs étrangers ne changent rien : « vous continuerez à les recevoir comme aujourd'hui » (livret DGFiP).
- Une facture reçue par mail, PDF ou papier reste une facture. Elle « ne doit pas être écartée au seul motif qu'elle n'a pas été transmise par le circuit électronique attendu » et ne prive pas automatiquement du droit à déduction de la TVA (guide pratique DGFiP, question 3).
Le cabinet garde donc, pendant la transition, un travail de collecte et de lecture des pièces hors circuit. Le point de vigilance nouveau, ce sont les doublons : quand une même facture arrive par plusieurs canaux, l'administration demande de « désigner une facture de référence » et de marquer les autres exemplaires comme copies (guide pratique DGFiP, question 5).
Le cycle de vie de la facture : les 4 statuts obligatoires
Chaque plateforme agréée doit gérer et transmettre à l'administration quatre statuts (fiche DGFiP « émission de factures électroniques ») :
| Statut | Signification officielle | Qui agit | Ce que le cabinet en fait |
|---|---|---|---|
| Déposée (« dépôt ») | « acceptation de la facture par la plateforme de l'émetteur », date horodatée | La plateforme du fournisseur | Point de départ fiable du délai de paiement |
| Rejetée | la plateforme « n'accepte pas la facture » : format non conforme, incohérence des montants HT/TVA/TTC | La plateforme d'émission ou de réception | Anomalie technique : facture à corriger et à redéposer |
| Refusée (« refus ») | « la facture est refusée par le destinataire » : erreur de destinataire, erreur sur la facture | Le client | Refus motivé et définitif ; nouvelle facture avec un nouveau numéro si nécessaire |
| Encaissée | « comprend les données de paiement (date et montant) » | Le fournisseur | Base de la TVA collectée sur les prestations ; alimente l'e-reporting de paiement |
Le refus « ne doit pas être utilisé pour un simple litige commercial » et une facture réémise après refus « doit comporter un nouveau numéro » (guide pratique DGFiP, question 12). Pour le cabinet, le statut « encaissée » est celui qui compte : sur une prestation de services, il porte la date d'encaissement et le montant encaissé, réparti par taux de TVA (FAQ DGFiP, question 10.3).
FEC, conservation, archivage : ce qui reste au cabinet
La réforme ne touche ni au FEC ni aux durées de conservation. Lors d'une vérification de comptabilité, le contribuable remet « sous forme dématérialisée [...] une copie des fichiers des écritures comptables » (article L47 A du LPF) ; le défaut de présentation entraîne « une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10 % des droits » (article 1729 D du CGI). Produire un FEC conforme reste une mission du cabinet ; notre article sur le FEC en rappelle la structure.
Côté conservation : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22 du Code de commerce). Fiscalement, les documents soumis au droit de contrôle se conservent six ans, et ceux « établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme » (article L102 B du LPF). Les textes lus fixent la durée et le support, pas qui archive : l'entreprise vérifie, avec sa plateforme, son outil et son cabinet, que ses factures restent accessibles pendant ces délais. Nos durées légales d'archivage donnent le détail par document.
E-reporting : le fournisseur transmet, le cabinet vérifie
L'e-reporting concerne les ventes aux particuliers, aux clients étrangers et les encaissements des prestations de services (economie.gouv.fr). L'obligation « porte sur l'émetteur de la facture (le fournisseur) », qui transmet « par l'intermédiaire de sa plateforme agréée » (FAQ DGFiP, questions 9.1 et 10.2), à une fréquence liée au régime de TVA, bimestrielle en franchise en base (tableau DGFiP, MAJ août 2026). Le cabinet, lui, rapproche : l'administration attend « la cohérence entre les données régularisées, les factures émises, les encaissements et les écritures comptables » (guide pratique DGFiP, question 23). Le manquement coûte 500 € par transmission, plafonnés à 15 000 € par année civile (article 1788 D du CGI).
Tableau : tâche, qui, quand
| Tâche | Qui | Quand |
|---|---|---|
| Choisir la plateforme agréée et signer l'accord de désignation | L'entreprise (le cabinet conseille, ou agit par mandat explicite) | Depuis le 1er septembre 2026 pour la réception |
| Émettre les factures électroniques | L'entreprise, ou un mandataire par mandat écrit et préalable | GE et ETI depuis le 1er septembre 2026 ; PME, TPE et micro au 1er septembre 2027 |
| Recevoir et traiter les factures fournisseurs | L'entreprise via sa plateforme ; le cabinet exploite les données | Depuis le 1er septembre 2026 |
| Refuser une facture (statut « refusée ») | Le client, avec un motif obligatoire | Au fil de l'eau |
| Renseigner le statut « encaissée » | Le fournisseur | Selon la fréquence de son régime de TVA |
| Transmettre l'e-reporting | L'entreprise via sa plateforme | Au 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro |
| Déclarer la TVA | L'entreprise ou le cabinet, comme aujourd'hui | Inchangé |
| Produire le FEC, conserver dix ans | Le cabinet et l'entreprise | Inchangé |
Sources : FAQ DGFiP, guide pratique DGFiP, livret DGFiP, article 289 du CGI.
Préparer ses dossiers clients avant le 1er septembre 2027 : une méthode
- Segmenter le portefeuille. Pour chaque client : taille (appréciée par SIREN), régime de TVA, part de clients particuliers, clients étrangers, marchés publics (FAQ DGFiP, questions 1.1 et 5.1).
- Vérifier la réception dès maintenant. Les clients sans plateforme doivent « engager cette démarche sans attendre » et conserver la trace (guide pratique DGFiP, question 1). Le défaut de plateforme de réception expose, après une mise en demeure de trois mois, à une amende de 500 €, puis de 1 000 € par nouvelle période de trois mois (article 1737 du CGI).
- Formaliser les mandats. Lettre de mission ou document séparé : mandat explicite pour la désignation de plateforme (livret DGFiP) ; mandat écrit et préalable pour toute émission au nom du client, avec l'état déposé au service des impôts (annexe II, art. 242 nonies).
- Auditer les outils de facturation. Un logiciel est « solution compatible » s'il offre les fonctionnalités attendues et s'il est « connecté à au moins une plateforme agréée » (FAQ DGFiP, question 2.3). Pour les clients qui facturent sous traitement de texte ou tableur, prévoir un outil capable de produire l'un des trois formats du socle, Factur-X, UBL ou CII (livret DGFiP, glossaire) ; notre guide Factur-X explique le format.
- Fiabiliser les bases clients. Le SIREN du client devient une mention obligatoire, avec la catégorie de l'opération, l'option TVA sur les débits et l'adresse de livraison si elle diffère (FAQ DGFiP, question 3.4).6. Écrire la procédure de transition. Facture PDF reçue après la bascule, rejet, refus, doublon : le guide pratique donne une réponse par cas et demande de conserver les échanges, ce qui prouve une « trajectoire sérieuse de mise en conformité » (guide pratique DGFiP, question 27).
Où se situe OdocPilot, honnêtement
OdocPilot est un outil côté entreprise, pas un logiciel de production comptable. Il crée devis et factures et génère des factures Factur-X (profil EN 16931) ; un devis accepté devient une facture en un clic. Le raccordement à une plateforme agréée a été testé de bout en bout en bac à sable et son ouverture aux clients est en cours : le 18 septembre 2026, une facture produite par OdocPilot a été acceptée par la validation officielle d'une plateforme agréée (bac à sable) après correction de 9 règles. Il lit les factures reçues (PDF, photo, scan) avec l'IA de Mistral AI, entreprise française qui traite les données dans l'Espace économique européen : fournisseur, montants, TVA, échéance, avec un signalement quand HT + TVA ne font pas le TTC. Il exporte le FEC. Les données sont hébergées en France (OVH).
Ce qu'il ne fait pas : il ne se synchronise avec aucun logiciel de production comptable, ne dépose rien sur Chorus Pro et ne transmet pas encore d'e-reporting. Pour un cabinet, c'est un outil que le client utilise pour facturer et lire ses achats ; l'export FEC sert de point d'entrée. Notre page cabinets comptables décrit ce périmètre.
FAQ
Mon expert-comptable peut-il choisir ma plateforme agréée à ma place ?
Oui, avec un mandat explicite : l'accord de désignation se signe directement auprès de la plateforme ou « indirectement, au moyen d'un mandat explicite » confié à un intermédiaire (livret DGFiP). Le choix reste une décision de gestion du chef d'entreprise (FAQ DGFiP, question 2.1).
Le cabinet peut-il émettre mes factures électroniques pour moi ?
Oui, par un mandat de facturation « écrit et préalable » ; les factures sont émises « en son nom et pour son compte », et l'administration en est informée si le mandataire facture régulièrement (article 289 du CGI ; annexe II, art. 242 nonies). L'émission passe toujours par une plateforme agréée (article 289 bis du CGI).
Un cabinet comptable doit-il lui-même avoir une plateforme agréée ?
Oui. Toute entreprise assujettie à la TVA, même exonérée ou en franchise, doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 (FAQ DGFiP, question 1.2).
Une facture reçue en PDF après le 1er septembre 2026 est-elle encore valable ?
Oui. Elle « ne doit pas être écartée au seul motif qu'elle n'a pas été transmise par le circuit électronique attendu » et ne prive pas, en soi, du droit à déduction (guide pratique DGFiP, question 3).
Combien de temps conserver les factures électroniques ?
Dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives (article L123-22 du Code de commerce) ; six ans au titre du contrôle fiscal, sous forme électronique lorsqu'elles ont été reçues ainsi (article L102 B du LPF).
Qui transmet l'e-reporting : l'entreprise ou le cabinet ?
L'obligation pèse sur l'entreprise qui réalise l'opération, via sa plateforme agréée (FAQ DGFiP, questions 9.1 et 10.2). Le cabinet contrôle la cohérence avec la comptabilité et peut agir par mandat, mais la responsabilité reste celle du client.
Pour tester la lecture d'une facture reçue ou la production d'une facture Factur-X sur un dossier client, essayez OdocPilot gratuitement, sans carte bancaire.
Mis à jour le 25 septembre 2026.
— La rédaction OdocPilot